E-Defter & E-Defter Saklama

Ticari Defterler, kanunen tutma zorunluluğu olan dosya biçiminde hazırlanarak tutulan ve maliyeye bildirilmesi gereken uygulama sistemdir. Defter kayıtlı standart ölçülerde XML formatında hazırlanmaktadır. Böylece yapılan bu uygulama ile daha güvenli, daha hızlı şekilde denetim planlanmaktadır. E-defter uygulamasını kullanan şirketlerin kağıt üzerinde defter tutulmasına izin verilmez. Bu nedenle, şirketlerin e-defter formatına geçmeye karar verdiği zaman kağıt üzerinde defter tutma uygulamasına kapanış vermesi gerekir.

Defter saklama, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlediği Genel Tebliğe göre süreç içerisinde herhangi bir sorun oluşmaması adına defterin güvenliğinin sağlanması için saklanması gerekir. Dolayısıyla, defterin saklanması şirkete ya da firmaya aittir. Şirketlerin mağdur olmaması için güvenlik ve gizlilik sınırlarına göre saklanması gerekmektedir.

Defter Saklama Zorunluluğu Nedir?

Defter saklama zorunluluğu ya da berat dosyalarını güvenle saklama zorunluluğu kapsamında yer alan defterin saklanması ile ilgili örnekler şu şekildedir.

• Kullanılan defterden alınan onayla birlikte güncellemelerin ardından test işlemlerinin ve onay işlemlerinin yapılması.
• Defter oluşturulana kadar muhasebe defterlerinin eksiksiz olarak sürdürülmesi gerekir.
• Defter ve berat dosyaları özel entegratörlerin veya GİB Başkanlıktan izin alan müşterilerin mali mühürleriyle imzalanabilir.
• Mükellef dosyaları ve defterlerin sistem üzerinden oluşabilecek herhangi bir soruna karşı kayıtların korunarak ihtiyaç duyulduğunda yeniden ulaşılması gerekir. Dolayısıyla, defterlerin güvenlik ve gizlilik hususlarına dikkat edilmesi için ikinci kopyalarının oluşturulması gerekir.
• Teknik sebeplerden dolayı berat dosyalarının ya da defterlerin kaybolması durumunda izlenmesi gereken yol açığa kavuşturulur.

Bütün bu konular ele alındığında defterin saklanması konusunda dikkat edilmesi gereken asıl kopyalar mükellef tarafından saklanmalıdır. Defterlerin ikinci kopyaları ise GİB defter saklama uygulamasına yüklenerek korunması doğru olur.

Defter Saklama Nasıl Yapılır?

 
Defter saklama işlemi firmalarda, e-defterin çıkışıyla birlikte, ikinci nüshaların GİB’e aktarımı ise 1 Ocak 2020 yılından itibaren zorunlu kılınmıştır. Ülkemizin en büyük e-defter entegratörü olarak bilinen EDM Bilişim yetkililerinin bilgilerine başvurduk ve buna göre bütün firmalar defter saklama işlemlerini kendi bünyesinde gerçekleştirebilmektedir. E-defter saklama işlemlerinde birinci adım e-defter sistemi için kullanılan programın bilgisayar üzerinde indirilmesi gerekir. Firmalar seçtiği e-defter saklama programına göre dijital ortamda e-defter saklama işlemini gerçekleştirmektedir. Bilgisayara yüklenen programın ardından sisteme giriş yapılarak gereken belgeler yüklenir.

Sistem üzerinden belgelerin yüklenmesi için manuel ya da otomatik olarak yükleme işlemi gerçekleştirilmektedir. Sisteme yüklenen belgelerin kaybolmaması için kopyalama yapılır. Ayrıca özel entegratörlerden faydalanılarak olası kayıp veya silinme gibi sorunların önüne geçilebilir. Vergi Usul Kanunu gereğince defter saklama işlemini yerine getirmeyen firmalar için, 1 Ocak 2022 tarihinden itibaren cezai yaptırım uygulanmaktadır.  Bununla birlikte, defter saklama işlemleri için bu hizmeti veren kuruluşlardan destek alınabilmektedir.

Gelir Daire Başkanlığı, tam olarak nu konuda bütün işletmelere standartlara uygun olarak defter saklama hizmeti için özel entegratör seçer. Firmalar kendilerine uygun olan entegratörleri seçtikten sonra defter saklama işlemini rahatlıkla gerçekleştirebilir. Aynı zamanda, firmalar e- dönüşüm hizmetlerinin sunduğu avantajlardan faydalanmak için e-defter sistemine geçiş yapmayı tercih edebilir.

E-Defter Neden Kullanılır?

E-defter kullanılmasının nedeni, e-defterin yevmiye defteri ile büyük defterin modern ve dijital hali olduğu için tercih edilmektedir. Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu gereğince defterin tutulması zorunlu hale gelmiştir. Bu nedenle, e-defter sistemi ile defterde kayıtlı olan bütün işlemler e-defter üzerinden kolayca gerçekleştirilmektedir. Elektronik ortamda hazırlandıktan sonra saklanarak denetlenebilmektedir. Tıpkı kağıt formlara benzeyen e-defterler şirketlerin bütün para ile ilgili hareketlerini kayıt altına alarak denetlemek üzere kurulmuştur.

E-defter içerisinde yevmiye defteri ile defteri kebir zorunlu olarak tutulması gereken ibrazlar arasında yer almaktadır. E-defter tutulduğu zaman Gelir İdare Başkanlığı’na defter içeriklerinin ibraz edilmesi gerekmemektedir. Ayrıca muhasebe ile ilgili kayıtların tümünün kuruma gönderilmesi zorunlu değildir. Defter içerisinde yer alan belgelerin tamamının göndermesi yerine belgelerin özeti niteliğini taşıyan berat dosyası gönderilebilir. E-defter üzerinde dikkat edilmesi gereke en önemli konulardan birisi de Gelir İdaresi Başkanlığı’nın standartlarına ve formuna uygunluğudur. Bu kriterleri sağlayan firmalar diğer formatları yerine getirmeye gerek kalmadan kayıt edilebilir. Ardından teyit işlemlerinde mükellefin elektronik imzası ile mührü olmalıdır.

E-Defter Uygulamasıyla Zorunlu Hale Gelen Defterler Hangileridir?

E-Defter uygulamasıyla zorunlu hale gelen defterler iki türlüdür.  Buna göre zorunluluk kapsamına giren e-defter uygulamaları şu şekildedir.

• Defteri Kebir (Büyük Defter)
• Yevmiye Defteri

 

E-Defterin Avantajları Nelerdir?

Mali ve resmi iş süreçlerinizi ve kayıtları tek bir tuşa basarak Gelir İdaresi Başkanlığı standartlarına uygun olacak şekilde e-defteri oluşturabilirsiniz. Aynı zamanda, e defter uygulamasını herhangi bir muhasebe programına gerek kalmadan kayıt olarak oluşturulmasını sağlamaktadır. E-Defterin mükelleflere başlıca sağladığı avantajlar şu şekildedir;

• Her dönem noterlerden tasdik edilmesi için hazırlanan defterlerin hem kağıt olarak hem de tasdik açısından maliyetleri mükellef açısından bulunmamaktadır. Bu sebepten dolayı yüksek tasdik maliyetlerine E-Defter mükellefleri katlanmamaktadırlar.
• Defterlerin depolanması, saklanması, mükellefe gönderimi gibi can sıkıcı durumlardan feragat edilmiş olunur. Uzun yıllar boyunca muhasebecide kalmasının önüne geçilerek yalnızca elektronik ortamlarda saklı tutulur.
• Kağıt ortamında düzenlenen defterleri gerek elle yazmak gerekse muhasebe programından kağıtlara çıktı alınması gibi yazdırma maliyetlerinin de önüne geçilmiş olunur. Ayrıca E-Defterlere geçirilen kayıtların hatalı olması hakinde düzeltilmesinde de zorluk çekilmez.
• Hem mükellef hem de Mali Müşavirler veya Yeminli Mali Müşavirler tarafından kontrol edilmesi gerektiğinde hızlıca erişilebilmektedir. Okunma vb. gibi sorunlar yaşanmayacağından dolayı da oldukça açıklayıcıdır.
• Gerek kağıt, gerek noter, gerekse mürekkep gibi masrafların önüne geçtiğinden dolayı oldukça çevreci bir yapıyı ihtiva etmektedir. Her geçen gün E-Deftere geçiş yapan firmaların sayısı çoğalmaktadır.

 

E-Defter Uygulaması İçin Kimler Zorunludur?

Defter uygulaması için zorunlu olan kişiler arasında olanlar, Vergi Usul Kanunu’nun bildirmesine göre cirosu 2022 Yılı itibari ile 3 Milyon TL üzerinde olan şirketler veya diğer ticar işletmeler E-Defter uygulamasına geçmesi zorunlu bir durumdur. Aynı zamanda e-defter uygulamasında şirketler gönüllü olarak geçebilir.

E-defter sistemine gönüllü olarak geçmeyi seçen firmaların e-fatura kullanıcısı olması gerekmez. Eğer e-defter sistemine geçmek zorunluluğu olan şirketlerin sene başında gönüllü olarak geçmesi halinde dönem içinde e-defter sistemine geçebilmektedir. Bununla birlikte tüzel şirketler ile şahıs şirketleri e-defter uygulamasına geçen şirketler arasında yer almaktadır. E-Defter geçme zorunluluğu için başka zorunlu şartlar da bulunmaktadır. Bunlar;

• 2022 Yılı itibari ile brüt satış hasılatları 3 Milyon TL üzerinde cirosu bulunan ticari işletmeler 01.07.2023 Tarihine kadar E-Fatura, 01.01.2024 Tarihine kadar E-Defter uygulamasına geçiş yapmak zorundadır.
• Gayrimenkul veya motorlu taşıt inşa, imal, alım, satım ya da kiralama ile, bu işlemlere aracılık faaliyetlerinde bulunan mükelleflerden 2022 yılında 500 Bin TL üzerinde brüt satış hasılatları bulunuyor ise 01.07.2023 Tarihine kadar E-Fatura, 01.01.2024 Tarihine kadar E-Defter uygulamasına geçiş yapmak zorundadırlar.
• Kültür ve Turizm Bakanlığı ile belediyelerden yatırım veya işletme belgesi almak suretiyle konaklama hizmeti veren otel işletmeler hiçbir ciro sınırlamasına gerek kalmadan kuruldukları andan itibaren E-Fatura ve E-Defter uygulamalarına geçiş yapmak zorundadırlar.
• E-Ticaret faaliyetlerinde bulunan işletmeler, esnaflar veya tüzel kişilikleri 2022 yılında 500 Bin TL üzerinde ciro bulunduruyorlar ise yine 01.07.2023 Tarihine kadar E-Fatura, 01.01.2024 Tarihine kadar E-Defter uygulamalarına geçiş yapmak zorundadırlar.
• Demir ve çelik ile demir veya çelikten eşya imalatı, ithalatı veya ihracatı yapan mükellefler ise 2022 yılında 3 Milyon TL üzerinde brüt satış hasılatları bulunması durumunda 01.07.2023 Tarihine kadar E-Fatura ve E-İrsaliye uygulamalarına geçiş yapmak ve 01.01.2024 Tarihi itibari ile de E-Defter uygulamalarına geçiş yapmaları gerekmektedir.

 
EDM Bilişim yetkililerine göre mükelleflerin e-defter ve saklaması hizmetlerinde dikkat edecekleri 3 husus var.

1. E-Defterler kullanılan resmi muhasebe programıyla uyumlu olmalıdır. EDM Bilişim E-Defter hizmeti piyasadaki tüm resmi muhasebe programlarına uyumludur.
2. E-Defterlerin, hizmet sağlayıcı tarafından 10 yıl saklanması önem arz etmektedir. Bazı hizmet sağlayıcılarının bunu yıllık yapması ya da 5 yıllık kapsam sunması hem mali mevzuat açısından hem hukuki açıdan büyük problemler doğurabilir. 
3. E-defterlerin 2.nüshalarının GİB’e aktarımı her defter gönderimi ardından düzenli yapılmalıdır. EDM Bilişim bu hizmeti 50.000 üzerinde müşteriye ücretsiz sağlamaktadır.