E-Defter Mimarisi

E-Defter
Günümüzde iş süreçlerinin en avantajlı dijital kaynaklarından birisi E-Defterlerdir. Ticari defterler iş yaşamını kolaylaştırırken, zamandan büyük ölçüde tasarruf etmeyi sağlamaktadır. E-Defter uygulaması, VUK ve TTK hükümleri gereğince tutulması zorunlu olan yevmiye defteri ve büyük defterin belirtilen format ve standartlara uygun biçimde elektronik dosya olarak hazırlanma biçimidir.

E-Defterler elektronik ortamlarda muhafaza edilmek üzere kaydedilmesi, değişmezliğinin, bütünlüğünün, kaynağının gerçekliğinin garanti altına alınmasını sağlayarak delil aracı olarak kullanılabilmesine imkan tanıyan ve ibraz edilebilmesi ile açılış ve kapanışlarına ilişkin tasdik işlemlerinin elektronik ortamda yapılmasını mümkün hale getiren hukuki ve teknik düzenlemeler bütünüdür.

İşletmelerin iş sürecini etkin bir şekilde devam etmesini sağlayarak verimi arttıran oldukça önemli dijital kaynaktır. E-dönüşüm uygulamalarından biri olan E-Defter, kullanıcılarına büyük ölçüde kolaylık ve zaman tasarrufu sağlamaktadır.

E-Defter Kullanım Alanları
E-Defter, Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu’na tabii olan işletmelerin, gerçekleştirdikleri iş faaliyetleri sırasında, zorunlu tuttukları yevmiye defterlerinin elektronik ortamda düzenlenmesi ve kaydedilmesi ayrıca ihtiyaca göre ilgili yerlere gönderilmesi ve rapor edilmesi halinde kullanılmaktadır. Bazı mükelleflerin E-Defter kullanımı zorunludur. E -defter olası hataların önüne geçerek iş sürecini hızlandırmaktadır.

E-Defterler bazı şartları üzerinde barındıran gerçek veya tüzel kişi tacirlerin kullanmak zorunda olduğu ticari defterlerdendir. E-Deftere geçiş yapan bir mükellef Yevmiye ve Defter-i kebir olarak bilinen iki ticari defteri yalnızca elektronik ortamda tutmaktadır. Envanter defteri yine noterden tasdik ettirilerek eski standartlara uygun olarak tutulmaktadır. E-Defter yalnızca zorunlu şartlara tabi olarak değil, isteğe bağlı olarak da tacirlerin geçiş yapabileceği e-dönüşüm uygulamaları arasında yer almaktadır.

E-Defter ile İş Süreci Nasıl Gerçekleşir?
Dijital dönüşümle birlikte E-Defter belli süreçleri tamamlayarak iş akışının ilermesini sağlar. Öncelikle, Yevmiye defter boyutunun sınırı aşmamasına bakılır ve imzalanır. Daha sonra, Yevmiye defterinin şema ve şematron kontrolü yapılır. Bu süreçten sonra, Yevmiye defteri beratı oluşturulur ve imzalanır.Yevmiye defteri beratı şema şematron kontrolü yapılır ve Yevmiye defteri beratı sıkıştırılır.

En son, Hatasız oluşan dosyalar Gelir İdaresi Başkanlığı GİB’in sitesine yüklenir. Eğer süreç bu şekilde işlemez ise, sıralama da herhangi bir hata oluşur ve e- defter hazırlanamaz. Aylık E-Defterlerin berat dosyaları izleyen 3.ayın sonuna kadar E-Defter uygulamasına yüklenmelidir. Aylık dönem, sadece onaya sunulan ayın defter kayıtlarını kapsar, önceki aylar kayıtlarını içermez.

E-Defter oluşturulduktan sonra, muhasebe işlemlerinde yanlışlık yapıldığının tespiti halinde, bunun tespit edildiği cari ay içinde düzeltilmesi mümkündür. E-Defter tutmaya başlayanlar, artık defterlerini kâğıt ortamda tutamazlar. Mükellefler, E-Defter tutmaya başladıkları tarih itibarıyla, eski defterlerine kapanış tasdiki yaptıracaklardır.

E-Defter Gönderilirken Dikkat Edilmesi Gerekenler Nelerdir?
E-Defter gönderilirken firma yetkilisi veya Mali Müşaviri bazı şartları tamamlaması gerekmektedir. Defterlerin elektronik olarak uygunluğuna dikkat etmelidir. E-Defter standartları ve genel olarak analiz edilebilirlik çalışmaları açısından E-Defterler gönderilmeden önce bütün hesaplar baştan aşağı kontrol edilmelidir.

- Kasa bakiyesinin doğru olması
- Alınan çekler ve verilen çeklerin bakiyelerinin gerçeğe uygun olması
- Banka hesaplarında kalan borç bakiyelerinin ilgili dönem sonundaki rakamlara eşit olması ve hesaplar içerisinde gerçekleşen kayıtların kusursuz olması
- Kredi kartlı satışların tahsilatları
- Hisse senedi ve diğer bütün yatırım araçlarından elde edilen karların veya katlanılan zararların gelir tablosuna aktarılmış olması
- Alıcıların veya satıcıların cari hesaplarının dönem sonu bakiyelerinin tutturulması
- Senetlerin borç – alacak bakiyelerinin sonraki döneme doğru devredilmesi
- Stokların gerçeğe uygun olması
- Gelecek aylara ait gider ve gelirler, gelir ve gider tahakkuklarının ilgili aylara yansıtılarak gelir veya gider kaydedilmesi
- Hesaplanan ve İndirilecek KDV hesaplarının bakiye vermemesi
- Sabit kıymetlerin ilgili dönemlerde gider yazılması
- Ortaklara olan borçlar ve alacakların doğru bakiye vermesi, ayrıca gerekli adat faizlerinin hesaplanması
- İşçilere olan sorumlulukların yerine getirilmesi
- Vergi ve SGK maliyetlerinin ödemelerinin kayıtlara alınarak bakiyelerinin tutturulması

Benzeri temel olan muhasebe işlevlerinin yerine doğru getirilmesi gerekmektedir. E-Defter gönderimlerinden önce son derece özenle mizan çıkartılmalıdır. Unutulmamalıdır ki E-Defter gönderildikten sonra geriye dönük hesaplarda değişim yapılamaz. Bu sebepten dolayı tek düzen hesap planında bulunan bütün hesapları ilgili firmanın mali müşaviri tek tek inceleyerek sonuçlandırmalıdır.

E-Defter Mimarisi Nasıl Gerçekleşir?
E-Defter, ilgili kılavuzlarda belirtilen standartlar ve formata uygun biçimde hazırlanmalıdır. Öncelikle, mükellefler tebliğinde belirlenen şartlar ve XBRL formatına uygun aylık defter hazırlanır. Gerçek kişi mükellef e-imza, Tüzel kişi mükellef ise mali mühür kullanarak E-Defteri imzalamaktadır. Bu şekilde oluşturulan dosya, mükellefin beratının aldıktan sonra defter olarak saklamak zorunda olduğu dosyadır.

Ancak dosyanın defter olarak geçerli sayılabilmesi için E-Defter beratının alınması zorunludur. Onaylanan defterin imza veya mühür değeri alınır. E-Defterin imza değerini taşıyan E-Defter beratı mükellef tarafından elektronik ortamda hazırlanarak imzalanır veya mühürlenir. E-Defter uygulamasına e-imza veya mali mühür girilerek berat başkanlığa gönderilir. GİB uygulamadan gelen beratı kendi mührü ile onaylanmaktadır. Mükellef E-Defterini ve uygulamadan indirdiği beratı yasal saklama süresince muhafaza eder.

Berat dosyası Gelir İdaresi Başkanlığı mali mührü ile de mühürlenerek indirilecek biçimde defter sahibinin erişimine açılır. E-devlet uygulaması, iş sürecinin hızlanmasına katkıda bulunur. İş süreci hızlanırken, zaman tasarrufu her zaman profesyonel anlamda öne çıkar. E-Defter kullanılan süre içinde, noter tasdik ücreti ödenmesine gerek kalmaz. Ayrıca arşivleme maliyeti bulunmamaktadır. Kullanıcılarına hatalarını sıfıra indirger ve kağıt maliyetinden tasarruf sağlar. E- defter olarak, tutulabilen iki büyük defter bulunmaktadır. Yevmiye defteri ve Büyük defter (Defter-i Kebir) dijital defterler olarak kullanılır.

E-Defter alanında ülkemizin en önde gelen lisanslı entegratörü EDM Bilişim, e-defter alanında bulut teknolojisi sayesinde, mükelleflerinin e-defterlerini EDM Mali Mührü ile imzalar, böylece mükellefin e-imzası bile olsa yeterlidir ve mali mührün tüm avantajlarından faydalanırlar. Ayrıca EDM, mükelleflerinin e-defterlerini oluşturduktan ve berat onaylarını aldıktan sonra 2.nushaları anında GİB’e ücretsiz aktarır.