Türkiye’nin Güvenilir İletişim Sistemi: Kayıtlı Elektronik Posta

Türkiye’nin Güvenilir İletişim Sistemi: Kayıtlı Elektronik Posta

Kayıtlı elektronik posta; gönderici ve alıcı kimliklerinin belli olduğu, gönderi zamanının ve içeriğin değiştirilemediği, uyuşmazlık durumunda hukuki geçerliliği olan güvenli elektronik posta hizmetidir. Yani, Türkiye'de resmi yazışmaların güvenli ve hızlı bir şekilde yapılabilmesi amacıyla geliştirilmiş bir iletişim sistemidir de diyebiliriz. Kayıtlı elektronik postasisteminde gönderi zamanı, gönderici ve alıcı kimlikleri, teslim edilme zamanı, okunma zamanı ve içeriğin bütünlüğü gibi faktörler saklanır. Dolayısıyla Kayıtlı elektronik posta, hem yasal geçerliliği olan belgelerin elektronik ortamda gönderilmesini sağlar hem de gönderim süreci ile ilgili kanıt sunar.Böylelikle, Kayıtlı elektronik posta sisteminin kullanıcısı olan gönderici, elektronik postanın kendisi tarafından gönderilmediğini ve aynı sistemin kullanıcısı olan alıcı ise kendisine ulaşmadığını iddia edemez. Kayıtlı elektronik posta sisteminde, bir elektronik postanın göndericiden alıcıya iletilmesi sırasında meydana gelen bütün işlemlere ilişkin tuttuğu kayıtlar delil mahiyetinde ve hukuki geçerliliğe sahip belgeler olduğundan gönderinin inkar edilebilmesi, evrakta sahtecilik gibi durumlar da söz konusu değildir. Kayıtlı elektronik posta, güvenli ve hızlı iletişim imkanıyla birlikte, kolay arşivleme, tasarruf ve sürdürülebilirlik sağlar.

Kayıtlı Elektronik Posta Adresi Ne İşe Yarar?

Kayıtlı elektronik posta sistemi; kişi ve kurumlar arası güvenli iletişimi sağlar. Kayıtlı elektronik posta sistemi ile resmi, ticari ve özel belgelerinizi kişi ve kurumlar arasında e-posta yoluyla güvenli bir şekilde iletebilirsiniz. ‘Söz uçar yazı kalır’ demişler. İşte kayıtlı elektronik posta sisteminde de durum aynen bu. Kayıtlı elektronik posta ile gönderilen tüm belgeler kağıt üzerindeki belgelerle aynı hukuki geçerliliğe sahiptir. Bu sayede resmi belgelerin elektronik ortamda da yasal olarak kabul edilmesi sağlanır. KEP sistemi, gönderilen mesajların içeriğini şifreleyerek güvenli bir iletişim sumakla birlikte bilgilerinizin gizliliğini korur.

Kayıtlı Elektronik Posta Ve Zaman Damgası

Kayıtlı elektronik posta sisteminde gönderilen her mesaj için zaman damgası oluşturulur, bu da belgenin ne zaman gönderildiğine dair kanıt sunar. Yani belge gönderdiğiniz taraf ile herhangi bir anlaşmazlık durumunda karşı taraf, belgenin gönderildiği zamana dair inkarda bulunamaz.

Kayıtlı Elektronik Posta Hangi Avantajları Sunar?

Kayıtlı elektronik posta sisteminin güvenilir iletişim sistemi olduğunu biliyoruz. Peki bu güveni nasıl sağlıyor? Biraz detaylandıralım. Kayıtlı elektronik posta sistemi ile resmi kurumlar başta olmak üzere birçok kuruluşla olan iletişiminizi daha kesin ve güvenilir hale getirebilir; böylece yazışmalarınızın kaydını tutabilirsiniz. Bu sistemde gönderdiğiniz e-postalar için alındı belgesi alırsınız; bu belge, karşı tarafın mesajınızı aldığını gösterir ve ileride olabilecek anlaşmazlıklarda delil teşkil eder. Tabi tüm bu süreçlerin elektronik ortamda yapılıyor olması da fiziksel posta sürecine göre çok daha hızlı bir şekilde iletişim kurmanıza imkân tanır. Gönderdiğiniz veya aldığınız tüm yazışmaları elektronik ortamda arşivleyebilir; gerektiğinde kolayca erişebilirsiniz.

Kayıtlı Elektronik Posta Kullanım Alanları

Kayıtlı elektronik posta sisteminin günümüz iş dünyasında tercih edildiği birçok alan mevcut. Bunun sebebiyse pek tabii kullanıcısına sunduğu avantajlar. Kayıtlı elektronik posta, güvenilir alt yapısı sayesinde Kamu Kurumları ile yapılan tüm resmi yazışmalarda kullanılan bir sistemdir. Ticari işletmeler arasında sözleşme veya fatura gibi belgelerin iletilmesinde, mahkemelerde dava dilekçeleri gibi resmi belgelerin sunulmasında ve her türlü yasal bildirimlerin yapılmasında Kayıtlı elektronik posta sisteminin kullanıldığını gözlemleyebilirsiniz. Kayıtlı elektronik posta, dijitalleşen dünyada güvenli ve etkili bir iletişim aracı olarak önemli bir rol oynamakta; dolayısıyla birçok sektörde yaygın olarak kullanılmaktadır.

Kimler Kayıtlı Elektronik Posta Adresi Almakla Mükelleftir?

Güncel KEP mevzuatına göre Kayıtlı elektronik posta kullanmanın herhangi bir zorunluluğu yok. Fakat kamu kurumları ve düzenleyici/denetleyici kurumlar, hizmetlerine başvuru yapacak olan özel tüzel kişilikler ve gerçek kişilerden KEP adresi talebinde bulunabilir. Genel olarak e-ticaret yapan gerçek veya tüzel kişilerin, KEP adresi edinmeleri tavsiye edilir.

Kayıtlı Elektronik Posta Adresi Almak İçin İzlenmesi Gereken Adımlar

Türkiye'de birden fazla KEP hizmet sağlayıcısı bulunmaktadır. Bu sağlayıcıları araştırarak, ihtiyaçlarınıza en uygun olanı seçmekle başlayabilirsiniz. Ardından kayıtlı elektronik posta adresi için gerekli belgeleri eksiksiz bir şekilde tamamlamalısınız. Bu belgeler; Kimlik belgesi (T.C. kimlik kartı veya pasaport), İlgili belgeler (şirket veya kurum için gerekli evraklar) şeklindedir. Kayıtlı elektronik posta adresini kişisel olarak alıyorsanız yalnızca kimlik belgeniz yeterli olacaktır; ancak bir işletme adına alıyorsanız işletmenin vergi levhası ve yetki belgeleri gibi ek dokümanlar gerekebilir. Belgeleri tamamladıktan sonra Seçtiğiniz KEP hizmet sağlayıcısının web sitesinden ya da fiziksel şubesinden başvurunuzu yapabilirsiniz: Online başvurularda, başvuru formunu doldurup, gerekli belgeleri sisteme  yükleyebilirsiniz.Başvurunuz kabul edildikten sonra, Kayıtlı elektronik posta hizmet sağlayıcısıyla bir sözleşme imzalamanız gerekecek. Bu sözleşme, size sağlanacak olan KEP hizmetinin şartlarını içerir.Sözleşme onaylandıktan sonra size bir kullanıcı adı ve şifre verilecektir; bunlarla birlikte KEP adresiniz aktif hale gelecektir.

Kayıtlı Elektronik Posta Hizmeti Ücretleri

KEP adresleri genellikle yıllık abonelik ücreti ile sağlanır; fiyatlandırmalar değişiklik gösterebilir. Sağlam bir piyasa araştırması ile ihtiyacınıza ve bütçenize en uygun hizmet sağlayıcıyı seçebilirsiniz.

Kayıtlı Elektronik Posta Adresi Sorgulama

Kayıtlı elektronik posta sorgulama işlemleri 2024 yılına kadar e-Devlet ve PTT üzerinden, KEP rehberinde görünür olmak için izinleri alınmış kullanıcıların KEP adresleri dahilinde yapılabiliyordu.
 2024’ün başlarında BTK’dan yapılan duyuruya göre, bütün kullanıcıların kendi hizmet sağlayıcıları üzerinden diğer KEP adreslerini sorgulayabilmesine imkan tanınacak.

KEP Adresi Nasıl Kapatılır?

Kayıtlı elektronik posta sistemini kapatmak isteyen gerçek veya tüzel kişiler, kullandıkları hizmet sağlayıcıya taleplerini ileterek KEP adreslerini kapatabilirler. Tüzel kişiler için, KEP adresinin kapatılma talebi bu yetkiye sahip olan ve bunu kanıtlayabilecek kişilerce yapılabilir.
 Kapatma talebi alındıktan ve işlem gerçekleştirildikten sonra KEP, yasal düzenlemelere göre 3 ay daha açık kalır. Bu süre boyunca hesaptan ileti gönderilemez ve gönderilen iletiler alınamaz. Ancak hesaptaki bilgilere ve iletilere erişilebilir.