İnteraktif Arşiv Fatura Süreci

2011 yılından günümüze kadar düzenli olarak E-Fatura zorunluluk limitleri yıllık ciro olarak 25 Milyondan 4 Milyon TL’ye indi. Bir taraftan da GİB, çeşitli sektörleri 0 ciro ile de olsa E-Fatura zorunluluk kapsamına aldı.
 
Türk iş dünyası E-Fatura zorunluluğunun 2023 sonuna kadar hemen her işletmeye geleceğini bilmek ile birlikte, GİB yeni bir düzenlemeyle henüz E-Faturaya geçmeyen mükelleflerinde de 2000 TL üzeri düzenledikleri her fatura için E-Arşiv Fatura olarak düzenlenme zorunluluğu getirdi.
 
Ülkemizin önde gelen E-Fatura ve E-Arşiv Fatura Entegratörü EDM Bilişim’in Pazarlama Yöneticisi Sema ÇINARBAŞ ile konuyu derinlemesine konuştuk.
 
Önce işin yönetmelik tarafını hatırlayalım;
 
Bilindiği üzere Resmi Gazete’ de yayımlanan 509 Sıra Nolu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinde, E-Arşiv  Fatura Olarak Düzenlenme Zorunluluğu Getirilen Diğer Faturalar başlıklı bölümünde yer alan açıklamalar uyarınca; E-Arşiv  Fatura uygulamasına dahil olmayan mükelleflerce, 1/3/2022 tarihinden itibaren düzenlenecek faturaların, vergiler dahil toplam tutarının 5.000 TL’yi (vergi mükelleflerine düzenlenenler açısından vergiler dahil toplam tutarı 2.000 TL’yi) aşması halinde, söz konusu faturaların, , “E-Arşiv  Fatura” olarak Başkanlıkça sunulan E-Belge düzenleme portalı üzerinden düzenlenmesi zorunluluğu getirilmiştir. Söz konusu uygulama 1/3/2022 tarihi itibariyle uygulamaya girmiştir.
 
Bahse konu olan uygulamaya E-Arşiv Fatura uygulamasına dahil olmayan mükellefler girmektedir. Bu uygulamaya aynı günde aynı kişiye düzenlenen faturaların toplamının belirtilen tutarları aşması halinde zorunluluk oluşacaktır. Belirtilen tutarın altında kalan işlemler için kağıt (matbu) fatura olarak düzenlenebilmesi uygulaması aynen devam etmektedir.
 
Aynı günde ve aynı vergi mükellefine gerçekleştirilecek satışların vergiler dahil toplam tutarı 2.000 TL’yi, vergi mükellefi olmayanlara gerçekleştirilecek satışların ise vergiler dahil toplam tutarının 5.000 TL’yi aşması halinde söz konusu satışlara ait faturalar e-Belge Portalı üzerinden E-Arşiv Fatura olarak düzenlenmesi gerekecektir. E-Arşiv Fatura uygulamasına bir başvuru zorunluluğu ve elektronik imza veya mali mühür alma zorunluluğu bulunmamaktadır.
 
Düzenlenen E-Arşiv Faturaların muhafaza ve ibraz işlemleri Vergi Usul Kanunu düzenlemeleri uyarınca mükelleflerin sorumluluğunda bulunmakta olup, söz konusu belgelerin e-Belge Portalından elektronik olarak indirilmesi ya da kağıt çıktı alınarak muhafaza edilmesi gerekmektedir.
 
Son zamanlarda geliştirilen E-Arşiv Fatura uygulamasında kullanılan robot uygulamaların sağlıklı çalışmadığı izlenmiştir. Bunun en büyük nedeni, GİB İnteraktif sitesindeki en küçük tasarımsal ölçü değişikliğin bile robot uygulamaları yanıltması olmuştur. Yani müşteriler robot uygulamadaki bir alanı tıklarken, GİB İnteraktif sitesinde farklı bir alanı tıklamış olabilmektedirler. Bu durum robot kullanımların verimsizleşmesine neden olmuş, ayrıca robot uygulamalarının saklama yapamaması ve gönderimlerde Başkanlık imzasının kaybolması gibi kritik nedenlerle robot uygulamalar kullanılmaz hale gelmiştir.
 
Bu gelişmeler üzere GİB, bu hizmetin özel entegratörler ile sunulabilmesine ilişkin izin 9 Şubat 2021 tarihinde resmî gazetede yayın yapmıştır.
 
EDM Bilişim bu hizmeti sunabilen ilk entegratör olmuştur.  EDM Bilişim, gerek GİB İnteraktif sitesinden E-Arşiv Fatura düzenlemenin dezavantajlarını ortadan kaldıran gerekse robot uygulamalarının yukarıda bahsedilen sıkıntılarını bertaraf eden yeni bir İnteraktif E-Arşiv Fatura servisi geliştirdi. Geliştirilen servis ile;
 

• GİB tarafından yapılan değişikliklerden mükellefler etkilenmedi, Mükellefler E-Arşiv Faturalarını Başkanlık imzası ile gönderebildiler.
• GİB İnteraktif kullanıcılara faturaların kaşe imzalı 2 kopyasının 1’inin saklanması 1’inin alıcıya gönderimini zorunlu kılarken; EDM Bilişim, GİB imzalı dijital kopya sakladığından ve alıcıya ilettiğinden dolayı kaşe imzalı kopyasının saklanması gerekmez.
• GİB İnteraktif kullanıcıları faturalarını GİB İnteraktif Sisteminde 3 ay saklayıp erişebilirken, EDM Arşiv Fatura kullanıcıları faturalarını 10 yıl saklayıp erişebilmektedir.
• EDM Arşiv Fatura kullanan Mali Müşavirler tek şifre ile tüm mükelleflerin yönetimini yapar, Mersis’ ten mükellef bilgilerini oluşturabilir ve resmi muhasebe programına gelen giden faturaların otomatik robot aktarımını gerçekleştirebilmektedirler.
• EDM Arşiv Fatura kullanıcıları GİB İnteraktif faturalarını kolaylıkla tekrarlayarak aynı faturayı tekrar manuel oluşturma zahmetine girmez.
• EDM Arşiv Fatura kullanıcıları excel satır yükleme özelliği sayesinde fatura yükleme işlemlerini excel ile de rahatlıkla yapabilmektedirler.

 
 
EDM Bilişim Pazarlama Yöneticisi Sayın Sema Çınarbaş; “yeni tebliğ ile birlikte E-Arşiv Fatura kullanımını daha da yaygınlaştırmak için E-Fatura veya E-Arşiv kullanıcısı fark etmeksizin yıllık 99 TL’den başlayan çok avantajlı fiyatlarla kampanyamızı müşterilerimize sunuyoruz. Şu an da bu kampanyamız Sayın Haluk Bilginer’in sesiyle tüm TV ve Radyolarda yayınlayarak hedef kitlemize ulaşmaktayız” dedi.
 
EDM Bilişim Pazarlama Yöneticisi Sayın Sema Çınarbaş, EDM E-Arşiv Fatura uygulamasının çok kısa sürede devreye alınmasına rağmen kullanıcı sayılarının 10 bin üzeri çıktığını ve yeni tebliğ ile birlikte bu rakamın yıl sonuna kadar çok daha üstüne çıkılacağını tahmin ettiklerini, 2022 yılı sonuna kadar İnteraktif E-Arşiv Fatura müşteri sayısının 35 bin olarak hedeflendiğini belirtti.